Советы / Кадровое делопроизводство
15 июля
1 840

Основные правила предоставления работникам ежегодного отпуска. Как повлияла самоизоляция на порядок предоставления отпусков в 2020 году

Лето — традиционная пора отпусков. И пусть этот год выдался, мягко говоря, нестандартным во многих смыслах, но лето есть лето, а значит, работодателей ждут отпуска значительной части сотрудников. О том, как правильно оформить отпуск, что нужно сделать, если работник или работодатель хотят перенести отпуск на другой период, и как период «нерабочих» дней повлиял на процедуру предоставления дней отпуска, расскажет юрист, эксперт в сфере трудового законодательства Александр Южалин.

Начнем с общей процедуры предоставления работникам ежегодного отпуска: она определена статьей 123 Трудового кодекса РФ. Согласно ей, работникам должен быть предоставлен отпуск в соответствии с графиком отпусков, который работодателю было необходимо утвердить в конце прошлого календарного года. График отпусков — один из обязательных кадровых документов, который должен быть составлен и утвержден работодателем.

5 самых важных вещей, которые необходимо учитывать при составлении графика отпусков


1) Работодатель может использовать как унифицированную форму графика, так и разработать свою собственную форму.
2) При утверждении графика отпусков работодатель должен учесть мнение органа первичной профсоюзной организации (при ее наличии).
3) График отпусков должен быть утвержден не позднее чем за две недели до наступления очередного календарного года.
4) Работодатель не имеет права самостоятельно делить отпуск на части в графике отпусков, не имея письменного подтверждения договоренности с работником о разделении отпуска на части, до составления графика.
5) Работодатель не обязан спрашивать пожелания работников при составлении графика отпусков (по желанию он может это делать, но по закону такой обязанности нет).

В соответствии с положениями статьи 123 Трудового кодекса РФ график отпусков обязателен как для работника, так и для работодателя. Это означает, что если стороны не договорились об ином, то работник должен использовать отпуск строго в период, указанный в графике (а работодатель должен в этот период предоставить работнику отпуск). То есть в одностороннем порядке работник не может отказаться от использования отпуска, а работодатель не может не отпустить работника в отпуск. В случае нарушения данного правила работник и/или работодатель может быть привлечен к ответственности (работник — к дисциплинарной, работодатель — к административной).

Категории работников, которым разрешено использовать ежегодный отпуск вне зависимости от содержания графика отпусков:

— работники, проработавшие первые 6 месяцев в организации;
— женщины перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него, либо по окончании отпуска по уходу за ребенком;
— работники, которых ранее отзывали из ежегодного отпуска;
— мужья в период нахождения жены в отпуске по беременности и родам;
— работники, имеющие трех и более детей в возрасте до двенадцати лет;
— несовершеннолетние работники;
— другие работники в соответствии с законом.

Так как вышеуказанные работники имеют право пойти в отпуск в любое удобное для них время, целесообразно при составлении графика отпусков запрашивать у них пожелания по использованию отпуска и планировать отпуск в указанное ими время. Это не является прямым требованием закона, однако позволит работодателю требовать от работников согласования с ним в том случае, если работники захотят изменить период использования отпуска (поскольку первоначально они уже изъявили свое желание). Дополнительно порядок предоставления отпуска таким работникам рекомендуется регламентировать в локальных нормативных актах работодателя.

Работодатель обязан уведомить работников под роспись о начале отпуска не менее чем за 2 недели до его начала. Несколько вариантов того, как это требование может быть исполнено.

— Самым распространенным вариантом на практике является ознакомление работников через отдельные письменные уведомления либо через ознакомление с приказом о предоставлении отпуска. Сразу нужно отметить, что такие варианты не противоречат требованиям закона и могут быть реализованы. Однако вместе с этим надо учесть, что приказ «О предоставлении отпуска», с точки зрения закона, в принципе не является обязательным документом, а направление персональных уведомлений может быть довольно трудозатратным (особенно если в компании большая численность работников).
— Вторым вариантом может быть ознакомление работника с графиком отпусков под подпись (после его утверждения). Здесь тоже нужно учесть: закон не содержит прямого требования, что с графиком отпусков работники должны быть ознакомлены под подпись. Однако это все же рекомендуется делать по двум причинам:
1) Некоторые инспекторы государственной инспекции труда требуют знакомить работников с графиком отпусков под подпись, опираясь на то, что график отпусков является локальным нормативным актом работодателя (с чем, конечно, можно поспорить).
2) Ознакомив работников с графиком отпусков под подпись, можно «закрыть» требование о том, что о времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала.

Таким образом, своевременное ознакомление работников с графиком отпусков может решить одновременно две задачи: исключить риски при инспекционной проверке и заблаговременно уведомить работников о начале их отпуска. Обратите внимание: закон обязывает работодателя уведомить работников о начале их отпуска не позднее чем за две недели, то есть работодатель может сделать это заранее (например, за несколько месяцев).

Обратите внимание! Если вы примете решение знакомить работников с графиком отпусков под подпись, в форму графика отпусков рекомендуется ввести графу «подпись» и графу «дата ознакомления». Унифицированная форма графика не предусматривает таких граф.

Отпуск должен быть оплачен не позднее чем за три дня до его начала (ст. 136 ТК РФ). И это императивное требование, из которого нет исключений.

Если работник использует отпуск по графику, то, как правило, сложностей с его оплатой нет. Трудности могут возникнуть, если работник просит предоставить ему отпуск вне графика, в ближайшем времени (например, с завтрашнего дня или через один день). Безусловно, работник и работодатель могут договориться о предоставлении отпуска в любое время, однако требование об оплате отпуска не менее чем за три дня до его начала никуда не денется. Это означает, что даже если работник и работодатель договорились о предоставлении отпуска на следующий день и у работодателя просто физически не было возможности выполнить требование о сроке оплаты, нарушение в любом случае будет. Из этой ситуации есть два выхода:

1) Отказать работнику в предоставлении отпуска, если работник просит предоставить отпуск таким образом, что работодатель не успеет его оплатить в срок.
2) Предоставить отпуск, но впоследствии выплатить работнику компенсацию за нарушение срока оплаты отпуска (в соответствии со статьей 236 Трудового кодекса РФ).

Использование отпуска вне графика


Работник может использовать отпуск вне графика в двух случаях:

1) когда отпуск должен быть перенесен в соответствии с законом (например, в случае, когда в период запланированного отпуска работник получил заболевание или травму);
2) в случае, когда работник и работодатель договорились об этом.

Во втором случае, в зависимости от того, кто является инициатором переноса отпуска, необходимо оформить соответствующие документы. Например, если инициатором является работник, рекомендуется получить от него заявление с просьбой перенести отпуск на другой срок. Если же инициатором является работодатель, можно подготовить уведомление для работника, после чего получить его согласие о переносе отпуска на другой срок. При этом важно помнить, что если отпуск (часть отпуска) переносится на следующий рабочий год работника, неиспользованная часть отпуска должна быть использована не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который отпуск предоставляется.

Самоизоляция и отпуск


В заключение рассмотрим, как установление на территории РФ нерабочих дней отразилось на предоставлении отпуска.

На основании Указов Президента РФ (Указ Президента РФ от 25.03.2020 N 206, Указ Президента РФ от 02.04.2020 N 239, Указ Президента РФ от 28 апреля 2020 г. N 294; далее — Указы), период времени с 30 марта по 8 мая 2020 года признан на территории Российской Федерации нерабочими днями с сохранением заработной платы. Часть работодателей на это время прекратила свою деятельность (работники находились на «нерабочих днях»), часть — отправила работников в отпуск, некоторые же продолжили работу. Как каждый из этих трех случаев повлияет на ежегодный отпуск работников в текущем году?

Ситуация 1: организация продолжала работу, работники работали в штатном режиме.

Никаких особенностей в данном случае нет. Период «нерабочих дней» никак не повлиял на процедуру предоставления отпуска.

Ситуация 2: часть периода «нерабочих дней» работники находились в ежегодном отпуске.

В соответствии со статьей 120 Трудового кодекса РФ нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период ежегодного основного или ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются.

Дни, объявленные президентом как нерабочие, по закону не являются нерабочими праздничными днями, а это значит, что они входят в ежегодный отпуск работника. Соответственно, если работник часть дней ежегодного отпуска использовал в период нерабочих дней, они входят в счет отпуска, следовательно, эти дни на другой срок переноситься не должны.

Ситуация 3: работник в период «нерабочих дней» не выполнял свою трудовую функцию.

В соответствии со статьей 120 Трудового кодекса РФ в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, включается (в частности) время, когда работник фактически не работал, но за ним в соответствии с трудовым законодательством сохранялось место работы (должность). Период нерабочих дней — это как раз именно такое время. Соответственно, даже если в течение всего периода нерабочих дней работник не привлекался к работе, данный период входит в стаж работника, за который ему полагается отпуск (это нужно учитывать в том числе и при расчете дней неиспользованного отпуска при увольнении работника).

Чтобы не пропустить самые важные материалы наших экспертов по кадровому делопроизводству, подпишитесь на наш канал в Телеграме.